Chữ ký số trên vnEdu là công cụ không thể thiếu trong việc ký duyệt học bạ, sổ điểm và văn bản điện tử tại các trường học hiện nay. Việc đăng ký và sử dụng chữ ký số cho giáo viên hoặc cán bộ quản lý giúp tăng tính pháp lý, bảo mật và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ. Trong bài viết này, VnEdu Tra Điểm sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký chữ ký số trên vnEdu một cách chi tiết và dễ thực hiện.

Điều kiện và thủ tục đăng ký chữ ký số cho vnEdu

Những điều kiện cần thiết để đăng ký chữ ký số trên vnEdu

Để sử dụng chữ ký số trên hệ thống vnEdu, cá nhân hoặc đơn vị trường học cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản như:

• Trường học cần có tư cách pháp nhân rõ ràng (quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động).
• Người đại diện ký số cần có CMND/CCCD hợp lệ.
• Thiết bị cần thiết: USB token chữ ký số hoặc phần mềm ký số do nhà cung cấp cấp phát.

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký chữ ký số

Đối với trường học:

• Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động.
• CMND/CCCD của người đại diện pháp luật.
• Giấy giới thiệu hoặc uỷ quyền (nếu ký thay).

Đối với cá nhân (giáo viên, nhân viên nhà trường):

• CMND/CCCD còn hiệu lực.
• Mẫu đăng ký theo yêu cầu của nhà cung cấp.

Lưu ý: Một số giấy tờ cần sao y công chứng tùy theo yêu cầu từng nhà cung cấp.

Hướng dẫn các bước đăng ký chữ ký số và tích hợp vào vnEdu

Nhận chứng thư số và USB Token từ nhà cung cấp

Sau khi hoàn tất đăng ký, bạn sẽ nhận được:

• Chứng thư số: được lưu trữ an toàn trong thiết bị phần cứng.
• USB Token: thiết bị chứa chứng thư số, kết nối với máy tính qua cổng USB.

Một số nhà cung cấp sẽ kèm phần mềm quản lý chữ ký số. Bạn cần tải và cài đặt phần mềm này theo hướng dẫn trên website của họ (ví dụ: VNPT-CA, Viettel-CA,…).

Cấu hình chữ ký số trên hệ thống vnEdu

Dưới đây là các bước tiêu chuẩn để cấu hình chữ ký số trên vnEdu, có thể điều chỉnh tùy theo phiên bản hệ thống:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị vnEdu.

Bước 2: Truy cập mục “Cài đặt hệ thống”

Bước 3: Tìm chọn mục “Đăng ký chữ ký số”

Bước 4: Cắm USB Token vào máy tính đang sử dụng.

Bước 5: Giao diện hệ thống sẽ yêu cầu bạn tải lên chứng thư số hoặc liên kết với thiết bị USB Token.

Bước 6: Nhập mã PIN của USB Token khi được yêu cầu.

Bước 7: Nhấn “Bước 1: ” để hoàn tất cấu hình.

Nếu không thấy mục này, bạn nên liên hệ bộ phận kỹ thuật vnEdu để được cấp quyền hoặc hỗ trợ cấu hình đúng phân quyền người dùng.

Cách sử dụng chữ ký số trên vnEdu

Sau khi đã cấu hình thành công, bạn có thể sử dụng chữ ký số để ký duyệt các tài liệu như:

• Học bạ điện tử
• Sổ điểm
• Văn bản hành chính nội bộ

Các bước ký số thường bao gồm:

• Chọn tài liệu cần ký (ví dụ: học bạ lớp 12A1).
• Nhấn nút “Ký số” trên giao diện vnEdu.
• Hệ thống sẽ yêu cầu cắm USB Token (nếu chưa).
• Nhập mã PIN Token để xác nhận danh tính.
• Hoàn tất ký số, tài liệu sẽ hiển thị trạng thái “Đã ký”.

Những điều cần biết để sử dụng chữ ký số vnEdu

Để đảm bảo chữ ký điện tử trên vnEdu hoạt động ổn định và bảo mật, bạn cần ghi nhớ một số lưu ý quan trọng sau:

Bảo mật USB Token và mã PIN

• Không chia sẻ USB Token hoặc mã PIN cho người khác.
• Cắm Token vào máy tính chỉ khi cần ký văn bản.
• Thường xuyên kiểm tra phần mềm chống virus để bảo vệ thiết bị.

Xử lý khi quên mã PIN hoặc USB Token gặp sự cố

• Nếu quên mã PIN, bạn cần liên hệ ngay với nhà cung cấp chữ ký số để được cấp lại hoặc reset mã.
• Trong trường hợp Token bị lỗi hoặc mất, nên làm thủ tục khóa chứng thư số cũ và xin cấp lại mới để tránh rủi ro bị đánh cắp danh tính số.

Theo dõi thời hạn chứng thư số

• Chứng thư số thường có hiệu lực 1 đến 3 năm.
• Nên gia hạn trước thời điểm hết hạn 15 – 30 ngày để tránh gián đoạn ký số trên hệ thống vnEdu.
• Nhà cung cấp thường có nhắc nhở tự động qua email hoặc điện thoại.